Introduzione

Per organizzare i viaggi di istruzione, le istituzioni scolastiche hanno diverse modalità di procedura a seconda dell’importo previsto. Se l’importo è fino a 140.000 €, possono assegnare direttamente l’incarico alle agenzie selezionate tramite affidamento diretto. Se l’importo è compreso tra 140.000 € e 221.000 €, è possibile procedere tramite una procedura negoziata invitando almeno 5 operatori economici. Per importi superiori a 221.000 €, è richiesta una gara pubblica ordinaria con bando.

Quando l’importo supera i 221.000 €, la scuola, non essendo qualificata come Stazione Appaltante, non può ottenere il Codice Identificativo di Gara (CIG) tramite l’AUSA (Anagrafe Unica delle Stazioni Appaltanti). In questo caso, possono essere effettuati più affidamenti con aziende diverse per viaggi di istruzione distinti o può essere creata una rete di scuole, dove quella più qualificata agisce da capofila.

Un altro aspetto da considerare riguarda il MEPA, che può essere utilizzato per importi fino a 221.000 €. Oltre questa soglia, è necessario utilizzare altre piattaforme certificate, non comprese nel MEPA.

Se l’importo rientra nell’ambito dell’affido diretto, ossia fino ai 140.000 € IVA esclusa, è possibile richiedere preventivi anche tramite PEC da aziende iscritte al MEPA e poi procedere con trattative dirette, confrontando i preventivi e successivamente richiedere il CIG.

Per evitare la suddivisione artificiosa dell’importo, è consigliabile agire in questo modo.

Si può iniziare ottenendo il Codice Unico di Progetto (CUP) per la macro area dei Viaggi di Istruzione, che comprende diverse tipologie di viaggi. Successivamente, è possibile ottenere vari CIG, poiché i viaggi possono differire a seconda della fascia d’età degli studenti e del tipo di istituto. La pianificazione dei viaggi, da effettuare preferibilmente a settembre o alla fine dell’anno scolastico precedente, risulta fondamentale per contenere i costi. Si consiglia di partire ad ottobre. Successivamente, si nomina il Responsabile Unico del Procedimento (RUP), solitamente il Dirigente Scolastico, e si elabora un capitolato speciale che diventa essenziale per l’esecuzione del contratto, includendo garanzie definitive e penali. A questo punto, è possibile richiedere preventivi e, oltre i 40.000 €, effettuare le verifiche obbligatorie; al di sotto di questa soglia, le verifiche potrebbero non essere necessarie. In sintesi, la programmazione dei viaggi, con dettagli inseriti nei capitolati, consente di effettuare affidamenti diretti senza ricorrere a suddivisioni artificiose.

I biglietti dei trasporti aerei, ferroviari, ecc., possono essere soggetti a ulteriori affidamenti diretti con agenzie, con il CIG preso solo per i diritti di agenzia, specialmente per importi sotto soglia. Si potrebbe anche considerare la stipula di accordi quadro con agenzie, validi per un massimo di 48 mesi, e reti di scuole per ottenere economie di scala.

Procedura Operativa per l’Affidamento Diretto

Secondo l’articolo 17 comma 2 del decreto legislativo 36/2023, per l’affidamento diretto è sufficiente predisporre una decisione a contrarre, che include l’oggetto, il fornitore, le motivazioni della scelta e l’assenza delle clausole di esclusione previste dagli articoli 94 e 95 del codice degli appalti.

La decisione a contrarre semplificata richiede che l’amministrazione abbia predisposto almeno la base generale, ovvero il capitolato, prima di richiedere il preventivo all’operatore economico. La decisione a contrarre viene presa dopo la nomina del RUP, che fornisce indicazioni sulle necessità dell’amministrazione all’operatore economico.

Nel caso dei viaggi di istruzione, se l’importo rientra nei limiti dei 140.000 €, è opportuno definire le specifiche tecniche del servizio, magari approvate dal Consiglio di Istituto, e allegarle alla richiesta di preventivo inviata all’operatore economico. Dopo aver ricevuto le offerte, si procede con l’accettazione del miglior preventivo, l’effettuazione delle verifiche e la decisione a contrarre, che illustra l’intero processo e le relative implicazioni contabili.

Sebbene sia possibile predisporre la decisione a contrarre in anticipo, nell’ottica del principio del risultato, della velocità e della fiducia si lascia spazio alla discrezionalità del RUP (project manager responsabile del progetto), che definisce le caratteristiche del servizio. In conclusione si procederà ad affidare con la decisione a contrarre che considererà l’assenza delle clausole di esclusione e le implicazioni contabili delle spese.

A cura del DS Pierfrancesco Caressa